Når du driver sitt eget selskap er man både eier, leder, HR-ansvarlig og markedsfører på en gang. Du er til og med den som sitter på «samlebåndet» for å lage produktene og tjenestene du selger. Du må imidlertid likevel prøve å tenke på organisasjonsstrukturen også. Har du aksjonærer må du dessuten ha et styre. Etter hvert får du ansatte som du skal holde rede på, gi oppgaver og lønn etter deres kvalifikasjoner og behov.
Hvorfor er det så viktig å ha en administrasjon, og hvordan begynne å bygge organisasjonen fra bunn?
Starten
Det fins alltid en start og en slutt. Men når ideene begynner å ta form, må man ha en tanke om hvem som får hva. Det kan enkelt gjørs ved å fordele aksjer, men er man ikke i den posisjonen, må man fordele ansvar.
Det kan handle om hvor mye man satser. Går man sammen om investeringen, kan man få lån på dagen med lik ansvarsfordeling. Det betyr at tilbakebetalingen kan fordeles etter hvor stor andel man eier av bedriften. Er det 40/60 fordeling, da fordeles også lånet slik.
Når alle aspekter for bedriften er forhandlet og satt i system, vil en bedrift ha større sjanse for å lykkes. Men det skal hele tiden forhandles, fornyes og utbedres.
Driften
Man bør fordele rollene i administrasjonen, slik at man vet hvem som gjør hva. Administrasjonen er støttefunksjon til de ulike delene av driften, slik som innkjøp, kundeforhold, kontroll, lønninger og rutiner. Salgsavdelingen rapporterer også til en salgssjef i administrasjonen. Uten et klart skille mellom de ulike avdelingene kan man gå glipp av inntekter. Det er fordi man fort begynner å overlappe arbeid. Det fører til at man gjør noen oppgaver flere ganger, mister andre oppgaver, går glipp av avtaler, mister klienter. Dette tyder på dårlig ledelse.
Når man skaper ordnede forhold vet alle de ansatte hvem de skal rapportere til, og man får direkte koblinger som gir best resultat. Man får den beste ekspertisen brukt på de rette stedene. Det kan ofte bety forskjellen mellom konkurs og endeløs suksess. En administrasjon kan også komme sammen om hvordan de skal ta bedriften inn i fremtiden som både er ny og ukjent.
Omstillinger
Når hele strukturen er klar, vet man mer om de økonomiske forholdene. En administrasjon kan få oversikt over utgifter til ansatte, anlegg og utstyr. Ofte må bedrifter omstille seg for å henge med i markedet. Det endrer seg like fort som nye sjanser plutselig oppstår. En administrasjon får det lettere med å jobbe mot felles interesser, da de alle har ønske om å fortsette å ha en forutsigbar fremtid. Om man har en dårlig struktur kan det hende omstillinger velter mulighetene som ligger foran.
